Contas a Pagar
Registre e controle todas as obrigações financeiras da sua empresa — fornecedores, aluguel, salários, impostos — e nunca perca um vencimento.
O que são Contas a Pagar?
Contas a Pagar são os registros de todas as obrigações financeiras que sua empresa possui perante fornecedores, prestadores de serviços e demais credores. Representam saídas de caixa futuras ou já realizadas, decorrentes de compras a prazo, despesas fixas (aluguel, energia, internet), folha de pagamento, impostos e tributos.
O controle eficiente de Contas a Pagar evita atrasos, multas e juros desnecessários, além de fornecer uma visão clara do compromisso financeiro da empresa no curto e médio prazo.
Acessando o módulo
No menu principal, acesse Financeiro > Contas a Pagar. A tela exibe a lista de todas as contas cadastradas, organizadas por data de vencimento, com destaque para as vencidas e as que vencem nos próximos dias.
Criando uma conta a pagar
Clique em "Nova Conta" e preencha os campos abaixo:
Fornecedor (opcional)
Vincule a conta a um fornecedor cadastrado no sistema. O campo é opcional — para despesas sem fornecedor definido (ex: impostos, taxas bancárias), você pode deixá-lo em branco.
Descrição
Descreva a natureza da despesa de forma clara, como "Fatura de aluguel — Março/2026", "Compra de insumos — NF 4521" ou "Folha de pagamento — Fevereiro/2026". Boas descrições facilitam a conciliação e auditoria.
Valor
Informe o valor total da obrigação. Para contas parceladas, utilize a opção de parcelas (descrita adiante).
Data de vencimento
Selecione a data limite para pagamento. O sistema destacará contas próximas do vencimento e sinalizará as vencidas em vermelho.
Centro de custo (opcional)
Associe a despesa a um centro de custo, como Marketing, Operações ou Recursos Humanos. Esse campo permite analisar os gastos por área da empresa nos relatórios gerenciais.
Plano de contas / categoria
Selecione a categoria contábil da despesa: Despesas com Pessoal, Despesas Administrativas, Fornecedores, Impostos e Tributos, etc. Essa classificação alimenta os relatórios de DRE e análise de despesas.
Forma de pagamento prevista
Indique como será feito o pagamento: boleto, transferência bancária, Pix, débito automático, etc. Esse campo é informativo e facilita o planejamento do caixa.
Registrando um pagamento
Quando o pagamento for efetuado, registre a baixa no sistema:
Localizar a conta e clicar em "Pagar"
Encontre a conta na lista e clique no botão "Pagar" ao lado dela para abrir o formulário de registro de pagamento.
Informar a data efetiva do pagamento
Informe a data real em que o pagamento foi realizado (pode diferir da data de vencimento, seja por antecipação ou atraso).
Informar o valor pago
Digite o valor efetivamente pago. Pode ser diferente do valor original caso haja desconto (pagamento antecipado) ou acréscimo (multa e juros por atraso).
Selecionar a conta bancária de origem
Escolha de qual conta bancária saiu o dinheiro. O saldo da conta selecionada será reduzido automaticamente pelo valor pago.
Observação (opcional)
Adicione informações complementares, como o número do comprovante de pagamento, número do boleto ou qualquer referência que facilite a conciliação bancária futura.
Pagamento antecipado, desconto, multa e juros
Ao registrar um pagamento, o sistema permite informar ajustes no valor original:
- Desconto: quando pago antes do vencimento e o fornecedor concedeu um desconto. Informe o valor do desconto para que o sistema registre o valor correto na baixa.
- Juros e multa: quando pago com atraso. Informe o valor dos acréscimos para que o sistema registre o custo real do atraso, separando-o do valor principal.
Contas parceladas
Para despesas que serão pagas em múltiplas parcelas mensais (como um financiamento, contrato de serviço ou compra parcelada no cartão), o NexQ Fiscal permite criar todas as parcelas de uma vez:
- Ao criar a conta, ative a opção "Parcelado"
- Informe o número de parcelas e o valor de cada uma (ou o valor total para divisão igualitária)
- O sistema criará automaticamente uma conta para cada parcela, com vencimentos mensais a partir da data informada
- Cada parcela pode ser baixada individualmente, mantendo o controle do que já foi pago
Status das contas a pagar
| Status | Cor | Descrição |
|---|---|---|
| Aberta | Cinza | Conta cadastrada, dentro do prazo de vencimento. Aguardando pagamento. |
| Parcial | Azul | Parte do valor foi paga, mas ainda há saldo devedor. |
| Paga | Verde | Valor total pago. Obrigação quitada. |
| Vencida | Vermelho | Data de vencimento ultrapassada sem pagamento. Risco de multa e juros. |
Usando Centros de Custo
Dica — Centro de Custo
Usar centros de custo nas contas a pagar permite saber exatamente onde cada real está sendo gasto na sua empresa. Exemplos de centros de custo: Marketing (investimento em anúncios), Operações (insumos e logística), RH (folha de pagamento e benefícios), Administrativo (aluguel, energia, internet). Com esse recurso, você gera relatórios gerenciais por área e identifica onde há espaço para redução de custos.