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Como Emitir uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Guia completo para emitir NF-e Modelo 55 no NexQ Fiscal: preenchimento, transmissão à SEFAZ, download do DANFE, erros comuns e cancelamento.

O que é a NF-e Modelo 55

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal digital utilizado para registrar operações de circulação de mercadorias e algumas prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal. É o principal documento fiscal do Brasil para vendas B2B (entre empresas).

A NF-e substitui as antigas notas fiscais em papel (Modelos 1 e 1-A) e é obrigatória para a maioria das empresas que realizam operações com mercadorias. O documento é transmitido eletronicamente para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado emitente, que autentica e retorna uma chave de acesso de 44 dígitos.

Pré-requisitos para emissão

Antes de emitir, verifique se você possui:

Certificado digital A1 ou A3 válido e configurado em Configurações › Configurações Fiscais
Ambiente definido (Homologação para testes ou Produção para notas com validade fiscal)
Cliente cadastrado com endereço completo (CEP, logradouro, número, bairro, município e UF)
Produto cadastrado com NCM, unidade de medida, CFOP padrão e tributação (CST/CSOSN e alíquotas)
Inscrição Estadual da empresa emitente configurada em Configurações Fiscais

Acessando a emissão de NF-e

Menu lateral › Fiscal › NF-e › Nova NF-e

Você também pode acessar a listagem de notas já emitidas em Fiscal › NF-e › Lista de NF-e, onde pode filtrar por período, status (Autorizada, Cancelada, Rejeitada) e número da nota.

Preenchendo a NF-e

O formulário de NF-e é organizado em seções. Preencha cada uma delas na ordem indicada:

A Identificação da NF-e

Natureza da operação

Descreve o tipo de operação (ex: "Venda de Mercadoria", "Transferência", "Devolução"). Esta descrição aparece no campo "Natureza da Operação" do DANFE.

CFOP principal

O CFOP da nota é determinado automaticamente com base no CFOP dos itens. Para notas com destino dentro do mesmo estado, o CFOP começa com 5; para interestaduais, começa com 6.

Data de emissão

Por padrão, o sistema preenche com a data e hora atual. Você pode alterar a data de emissão, mas não pode emitir uma nota com data retroativa superior a 24 horas ou data futura.

B Destinatário

Pesquisar cliente cadastrado

Comece digitando o nome, CNPJ ou CPF no campo de pesquisa. O sistema filtrará os clientes cadastrados. Selecione o cliente desejado — os dados de endereço e identificação serão preenchidos automaticamente.

Consumidor final

Marque o campo "Consumidor Final" quando a venda for para pessoa física ou empresa que não revenderá o produto. Esta marcação afeta o cálculo do diferencial de alíquota (DIFAL) em operações interestaduais.

Indicador de IE do destinatário

Selecione "Contribuinte ICMS" se o cliente possui IE e é contribuinte; "Contribuinte isento de IE" se possui CNPJ mas é isento; "Não contribuinte" para pessoas físicas ou empresas sem IE.

C Itens da Nota

Adicionando produtos

Clique em "Adicionar Item". Pesquise o produto pelo nome ou código. Após selecionar, o sistema preencherá automaticamente a descrição, NCM, unidade, CFOP, CST/CSOSN e alíquotas cadastradas no produto.

Quantidade e valor unitário

Informe a quantidade vendida e o valor unitário. O sistema calculará o valor total do item e os impostos (ICMS, PIS, COFINS e, se aplicável, IPI) automaticamente. Você pode editar qualquer campo de tributo se necessário.

Desconto

Informe o valor de desconto em reais por item, se houver. O desconto reduz a base de cálculo dos impostos conforme a legislação.

CFOP — Código Fiscal de Operações e Prestações

O CFOP é um código de 4 dígitos que identifica a natureza da operação fiscal (venda, devolução, transferência, etc.) e a origem/destino da mercadoria. O primeiro dígito indica o sentido: 1 = entrada estadual, 2 = entrada interestadual, 3 = entrada exterior, 5 = saída estadual, 6 = saída interestadual, 7 = saída exterior. Os demais dígitos especificam a operação.

CFOPs mais utilizados em vendas:

CFOP	Descrição	Quando usar
5.102	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros — dentro do estado	Revenda para cliente no mesmo estado
5.101	Venda de produção do estabelecimento — dentro do estado	Venda de produto fabricado pela própria empresa — mesmo estado
6.102	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros — interestadual	Revenda para cliente em outro estado
6.101	Venda de produção do estabelecimento — interestadual	Venda de produto fabricado — outro estado
5.405	Venda de mercadoria com ST — dentro do estado	Produto com substituição tributária, vendido dentro do estado
5.202	Devolução de compra para industrialização — dentro do estado	Devolução de mercadoria ao fornecedor — mesmo estado

D Transportadora (opcional)

Se a mercadoria for entregue por transportadora, informe os dados de frete: modalidade (por conta do emitente, destinatário, terceiros ou sem frete), a transportadora (cadastrada previamente ou informada manualmente), peso bruto, peso líquido, quantidade de volumes e espécie de embalagem. Em vendas com entrega própria ou retirada pelo cliente, selecione "9 — Sem ocorrência de transporte".

E Informações Adicionais

O campo "Informações Complementares" é de preenchimento livre e aparece no DANFE. Use-o para informar dados como número do pedido do cliente, prazo de entrega, observações sobre o produto ou referências contratuais. Alguns estados exigem textos específicos neste campo para determinadas operações — consulte seu contador.

F Formas de Pagamento

Informe como o pagamento será ou foi realizado. O sistema aceita múltiplas formas de pagamento para uma mesma nota:

Dinheiro
Cartão de crédito ou débito
Boleto bancário
Pix
Cheque
A prazo / crediário (sem pagamento imediato)

Transmitindo para a SEFAZ

Revise a nota antes de emitir

Antes de transmitir, revise todos os dados: destinatário, itens, quantidades, valores, impostos e forma de pagamento. Uma vez autorizada pela SEFAZ, a NF-e só pode ser cancelada em até 24 horas após a emissão.

Clique em "Emitir" ou "Transmitir"

O botão de emissão está localizado no canto superior direito ou inferior da tela. Ao clicar, o sistema irá assinar digitalmente o XML da nota com o certificado configurado e enviará para o webservice da SEFAZ do seu estado.

Aguarde a resposta da SEFAZ

O processo leva geralmente de 2 a 10 segundos. A SEFAZ retornará um dos seguintes status: Autorizada (sucesso), Rejeitada (dados inválidos — a nota pode ser corrigida e reenviada) ou Denegada (situação fiscal irregular — não pode ser reenviada com a mesma numeração).

Após a autorização da nota

Quando a SEFAZ retornar o status Autorizada, a nota recebe a Chave de Acesso (44 dígitos) e o Protocolo de Autorização. As seguintes ações ficam disponíveis:

Download do DANFE: arquivo PDF do Documento Auxiliar da NF-e para impressão e envio ao cliente
Download do XML: arquivo XML assinado e autorizado pela SEFAZ (guarde este arquivo — é o documento fiscal oficial)
Envio por e-mail: envio automático do DANFE e XML para o e-mail cadastrado do cliente
Gerar conta a receber: criação automática de lançamento financeiro vinculado à nota
Cancelar: disponível por até 24 horas após a autorização

Dica — Armazenamento dos XMLs

A legislação brasileira exige que os arquivos XML das NF-e sejam armazenados por no mínimo 5 anos. O NexQ Fiscal armazena todos os XMLs automaticamente em nuvem, mas recomendamos que você mantenha também um backup local ou em outro serviço de armazenamento.

Erros comuns de rejeição e como resolver

Quando a SEFAZ rejeita uma nota, ela retorna um código e uma mensagem de erro. A tabela abaixo lista os erros mais frequentes:

Código	Descrição da SEFAZ	Causa provável	Como resolver
539	Certificado de transmissão inválido	Certificado vencido, CNPJ incorreto ou senha errada	Verifique o certificado em Configurações › Config. Fiscal. Renove o certificado se necessário.
561	CNPJ do destinatário inválido	CNPJ do cliente com dígito verificador incorreto ou CNPJ cancelado na RFB	Corrija o CNPJ no cadastro do cliente. Verifique no site da Receita Federal se o CNPJ está ativo.
572	Destinatário não habilitado a operar na UF	IE do cliente inválida ou CNPJ sem inscrição no estado de destino	Verifique a IE do cliente. Se ele for não contribuinte, altere o indicador de IE para "Não contribuinte".
588	Número máximo de numeração de NF-e atingido	A numeração da NF-e chegou ao limite da série configurada	Altere a série da NF-e em Configurações › Config. Fiscal › Séries.
775	Falha no schema XML	Dados ausentes ou em formato incorreto no XML (NCM inválido, campo em branco, etc.)	Verifique NCM, CFOP e unidades dos produtos. Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.
999	Erro interno da SEFAZ	Instabilidade nos servidores da SEFAZ	Tente novamente em alguns minutos. Se persistir, consulte o status do serviço da SEFAZ no portal da NF-e.
204	Duplicidade de NF-e	Uma nota com o mesmo número e série já foi enviada	A nota já pode ter sido autorizada anteriormente. Consulte a lista de NF-e para verificar. Não tente reenviar.

Cancelando uma NF-e

Uma NF-e autorizada pode ser cancelada em até 24 horas após a data/hora de autorização, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado. Para cancelar:

Acesse a lista de NF-e

Vá em Fiscal › NF-e › Lista de NF-e e localize a nota a ser cancelada.

Clique em "Cancelar"

No menu de ações da nota (ícone de três pontos ou botão "Cancelar"), selecione a opção de cancelamento. O sistema solicitará que você informe o motivo do cancelamento (campo obrigatório pela SEFAZ, mínimo de 15 caracteres).

Confirme o cancelamento

O sistema enviará o evento de cancelamento para a SEFAZ. Em caso de sucesso, a nota ficará com status Cancelada e o XML do cancelamento (Proc. Cancel.) ficará disponível para download.

Atenção — Prazo de cancelamento

Após 24 horas da autorização, não é mais possível cancelar a NF-e pela SEFAZ. Neste caso, a solução é emitir uma NF-e de devolução (CFOP 5.202 ou 6.202) referenciando a nota original. Consulte seu contador para orientações sobre o procedimento correto.

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